Personvernerklæring
Innsamling, lagring, sammenstilling, utlevering og annen behandling av personopplysninger er regulert i personopplysningsloven (ekstern lenke). Loven stiller bl.a. strenge krav til konfidensialitet og sikkerhet ved behandling av personopplysninger. Datatilsynet (ekstern lenke) fører tilsyn med loven.
«Personopplysninger» er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en fysisk person, f.eks. navn, bostedsadresse og epost-adresse.
Behandlingsansvarlig
Respons Regnskap AS er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Med «behandlingsansvarlig» menes i loven den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal benyttes.
Det er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til loven. Kontaktinformasjon til Respons Regnskap AS finner du helt nederst i denne personvernerklæringen.
Hvilke personopplysninger som behandles
Når du er kunde hos oss lagrer vi din kontaktinformasjon (inkludert navn, fødselsdato, kjønn, bostedsadresse, telefonnummer og epostadresse). For å kunne håndtere regnskap og lønn så lagrer vi nødvendig informasjon for å kunne utbetale lønn, sikre korrekte ytelser og trekk, pensjonsinnbetaling og pensjonsytelse, og korrekt skattemessig innrapportering.
Vi lagrer også epost og annen skriftlig kommunikasjon vi mottar fra deg, inkludert tilbakemelding du gir oss vedrørende kundeforholdet ditt, vårt tjenestetilbud, vår kundeservice eller liknende.
Dersom vi mottar opplysninger fra deg i forbindelse med at du samtykker til å:
delta i noen av våre spørreundersøkelser eller konkurranser.
motta nyhetsbrev og oppdateringer.
delta i liknende aktiviteter.
lagrer vi disse opplysningene.
Når du benytter deg av tjenestene vi tilbyr (f.eks. forretningssystemer innen ERP og HR) blir opplysninger om bruk, navigasjon, intetnettforbindelse, teknisk utstyr og enheter som benyttes automatisk registrert av våre måleverktøy og tekniske logger.
Formålet med behandlingen – hva opplysningene brukes til
Regnskap og lønns-informasjon, kontaktopplysningene, eventuelle tilleggstjenester og opplysningene vi ellers mottar fra deg, lagres først og fremst for å kunne administrere kundeforholdet ditt og levere deg tjenestene du får fra oss. Dette omfatter bl.a. lønns- og personal- tjenester, fakturaer, håndtere betalinger og kommunisere med deg i forbindelse med ditt kundeforhold og gi deg nødvendig hjelp og nyttig informasjon.
tekniske logger om bruk, navigasjon, internettforbindelse, teknisk utstyr mv. brukes også i administrasjon av kundeforholdet, men bidrar samtidig til at vi kan passe på og sikre at tjenestene hele tiden fungerer slik de skal og holder den kvaliteten de skal ha.
Vi kan pro-aktivt løse eventuelle tekniske problemer før du merker dem, minimere risikoen for feil og hindre at noen misbruker ditt abonnement eller våre tjenester. Opplysningene setter oss også i stand til å gi deg en best mulig brukeropplevelse på de ulike tekniske enhetene du måtte benytte deg av og med skjermer av ulike størrelser.
Videre lager vi statistikk og kartlegger trender for å kunne utvikle, fornye og forbedre tjenestetilbudet, tilby våre kunder ønsket programinnhold og kommunisere med våre innholdsleverandører om dette.
Hvor lenge opplysningene oppbevares
Vi oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig ut fra de formål som er beskrevet i avsnittet ovenfor eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Dette innebærer at lagringstiden for ulike typer opplysninger vil kunne variere.
Bokføringsloven (ekstern lenke) gjør at fakturaopplysninger må lagres i minst 5 år. Kontaktopplysningene har vi behov for å lagre så lenge du er kunde hos oss (og en viss periode etter dette bl.a. for å kunne yte deg best mulig service dersom du velger å komme tilbake til oss), mens vi for andre typer opplysninger (f.eks. eposter og samtalelogger fra dialog med kundeservice) kan ha et kortere lagringsbehov.
Hvem vi deler opplysningene med
Også enkelte andre tredjeparter utfører tjenester på våre vegne og hjelper oss med drift av virksomheten og levering av tjenester. Slike tredjeparter gis tilgang til relevante opplysninger til bruk for de samme formålene som er beskrevet ovenfor. Vi inngår skriftlige avtaler med tredjeparter vi deler opplysninger med og stiller tydelige krav om å følge gjeldende personvernlovgivning, inkludert kravene til informasjonssikkerhet.
I den utstrekning det er pålagt ved lov eller rettslig avgjørelse eller nødvendig for etterforskning av mulige lovbrudd mot vår virksomhet vil relevante opplysninger kunne bli utlevert til offentlige myndigheter eller eventuelle andre berettigede.
Hvordan vi beskytter opplysningene
Vi arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet og benytter så vel tekniske som organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte de lagrede personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk. I den utstrekning vi deler personopplysninger med tredjeparter stiller vi tilsvarende krav om informasjonssikkerhet til dem.
I forbindelse med eventuell omorganisering, restrukturering, fusjon, salg eller annen overføring av eiendeler, overfører vi opplysninger, inkludert personopplysninger, forutsatt at mottakeren godtar å respektere dine personopplysninger på en måte som er forenlig med personvernerklæringen vår.
Når vi i delingsprosessen overfører personopplysninger til land utenfor EØS og andre regioner med omfattende lover for beskyttelse av personopplysninger, sørger vi for at opplysningene er overført i overensstemmelse med denne personvernerklæringen og som tillatt ved gjeldende lover angående beskyttelse av personopplysninger.
Informasjonskapsler og sporingsbilder
Når du besøker Respons Regnskap AS sine nettsider registrerer vi automatisk informasjonskapsler (cookies), sporingsbilder og IP-adresse. Dette er små informasjonskapsler (tekstfiler) som nettsiden spør nettleseren din om å lagre på datamaskinen eller den mobile enheten.
Et sporingsbilde (pikseltagg) er et usynlig merke plassert på enkelte internettsider. Disse benyttes blant annet for å se om du har besøkt nettstedet tidligere, slik at vi kan gi deg en bedre brukeropplevelse. Du kan også angi at nettleseren automatisk deaktiverer informasjonskapsler. Vær oppmerksom på at du ikke kan bruke alle funksjonene på nettstedet vårt hvis informasjonskapsler er deaktivert.
Det er frivillig for de som besøker nettstedene til Respons Regnskap AS å oppgi personopplysninger. Legger du igjen personopplysninger som e-post eller telefonnummer behandler vi disse for å kunne håndtere henvendelsen din, samt bygge en interesseprofil.
Respons Regnskap AS deler ikke dine personopplysninger med tredjeparter, kun leverandørene våre. Vi sikrer dine personopplysninger og rettigheter gjennom databehandleravtaler.
Respons Regnskap AS sine nettsteder samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på våre nettsteder ved hjelp av Google Analytics. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Google Analytics henter informasjonen fra den besøkende sin nettleser og dette omfatter bl.a. IP-adresse, operativsystem, nettleserprogramvare og skjermoppløsning.
Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle innhold og funksjonalitet på hjemmesidene. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvor brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Hvis du ikke ønsker at Respons Regnskap AS skal samle inn anonyme data fra deg, så kan du melde deg av denne innsamlingen på Google Analytics, eller ved å endre ikkerhetsinnstillingene på datamaskinen.
Interne søk på nettstedene
Vi benytter en intern søkemotor på nettstedene våre, slik at de besøkende lett kan finne informasjonen de leter etter. Bruksmønsteret for søk lagres, men opplysningene kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker.
Sosiale medier
Nettstedene til Respons Regnskap AS benytter delingsfunksjoner til Facebook slik at de besøkende kan dele innholdet i sitt nettverk. Vi benytter ikke 3. parts cookies/leverandører til delingsfunksjonen på våre nettsider. Vi lagrer heller ikke den enkelte brukes profiler eller aktiviteter i Sosiale Medier.
Koblinger til andre nettsteder og tjenester
Nettsidene våre kan inneholde lenker til andre nettsteder og enkelte av våre tjenester kan gi deg tilgang til tjenester fra tredjeparter. Respons Regnskap AS er ikke ansvarlig for slike eksterne nettsteder.
Kontaktopplysninger
For spørsmål som gjelder personvernerklæringen eller bruk av personlig informasjon, informasjonskapsler eller lignende teknologi, kan du kontakte oss på e-postadressen kontakt@responsregnskap.no">kontakt@responsregnskap.no eller via vårt kontaktskjema.
